GÓP-fréttir

Uppfært
21.08.2000


 Vefskólinn:

Excel - minnispunktar

Þetta er ekki hugsað sem kennslutexti!
Miðað er við að þú hafir kynnt þér notkun töflureikniforritsins Excel og þurfir aðeins að rifja upp hvernig aðgerðir eru framkvæmdar - eða hafir lært að nota annað töflureikniforrit og þurfir að sjá hvernig aðgerðir eru framkvæmdar í Excel.
Hnappaheiti í þessum leiðbeiningum:
  • bendilfærsluhnappar eru hnapparnir sem færa bendilinn: örvahnappar, <Ctrl+örvahnappar>, <Page Up> og <Page Down>
  • <inn>-hnappur = enter-hnappur
  • <SS>-hnappur = Stórir Stafir = Shift-hnappur
Lýsing:
Minnispunktar:
Vista skjal
á hvaða drifi
sem er		 Músa á File | Save As til að opna Save-As-boxið. Músa á Save-in-línuna og velja drifið. Skrifa nafn skjalsins á File-name-línuna. Músa á Save.

Hneppa <F12> til að opna Save-As-boxið. Skrifa nafn drifsins (t.d. a:) á File-name-línuna og hneppa <inn>-hnappnum (inn=enter)

Sækja skjal
á hvaða drif
sem er og í
hvaða möppu
sem er
- og opna það		 Músun > Músa á File | Open til að opna Open-boxið. Músa á Look-in-línuna og velja drifið.Möppurnar birtast í stóra glugganum. Velja undirmöppu uns skjalið er fundið. Tvímúsa á heiti skjalsins.

Hnepping > Hneppa <Ctrl+O> til að opna Open-boxið. Skrifa nafn drifsins (t.d. a: eða c:\My documents) á File-name-línuna og hneppa <inn>-hnappnum. Hneppa <SS-Tab> til að koma bendlinum inn í stóra gluggann. Velja möppu með <niður-ör> og öðrum færsluhnöppum, opna möppuna með <inn> og velja áfram, undirmöppur og að lokum skjalið og taka það inn - með <inn>

Vinna með fleiri
en eitt skjal í
einu		 Opna þau skjöl sem vinna skal með. Ef þau eru hvert á sínum stað þarf að sækja hvert um sig. Ef þau eru í sömu möppu má velja þau með því að halda niðri <Ctrl>-hnappnum á meðan músað er á þau eitt af öðru. Taka þau svo inn með <inn>

<Ctrl-F6> hoppar milli skjala í Excel. <Ctrl-SS-F6> hoppar í öfugri röð. (Taktu inn þrjú skjöl og prófaðu!)

Loka vinnuskjali
 Músa á File | Close eða músa á næstefsta X-hnappinn í hægra horninu uppi eða hneppa <Ctrl-F4>
Loka Word
 Músa á File | Exit eða músa á efsta X-hnappinn í hægra horninu uppi eða hneppa <Alt-F4>
Hvað gerir
Backspace ?
 Þegar þú ert að skrifa texta eða formúlu inn í reit eyðir Backspace tákninu vinstra megin við bendilinn.
Eyðingaráttin er þessi: <<<
(.. abcd|efg.. << hér hverfur d)

Þegar þú hefur bendilinn í reit - eða blokkar svæði eyðir Backspace úr fyrsta reitnum.

Hvað gerir
Delete ?
 Þegar þú ert að skrifa texta eða formúlu inn í reit eyðir Delete tákninu hægra megin við bendilinn
Eyðingaráttin er þessi: >>>
( hér hverfur e >> .. abcd|efg.. )

Þegar þú hefur bendilinn í reit - eða blokkar svæði eyðir Delete því sem er í reitnum/svæðinu.

Blokka
= velja
= afmarka texta
með mús
 Setja músarbendilinn í fyrsta reitinn (efst í vinstra horni svæðisins) eða þann síðasta (neðst í hægra horni svæðisins). Sama er í hvoru horninu þú byrjar. Haltu músarhnappnum niðri á meðan þú færir músarbendillinn í hitt hornið. Svæðið verður svart. Þá er það blokkað.
Blokka
svæði
með hnöppum
 Ef músin á tölvunni þinni er eitthvað erfið í notkun er gott að vita að þú getur músað á annað hvort hornið haldið svo niðri SS-hnappnum á meðan þú músar á hitt hornið. Þá blokkast svæðið.
Afrita svæði
og láta það
líka birtast
annars staðar
 Blokka svæðið. Músa á Edit|Copy eða hneppa <Ctrl+C> Færa bendilinn þangað sem innihald svæðisins á að birtast (í sömu töflu, öðru skjali eða í öðru forriti) og músa á Edit|Paste eða hneppa <Ctrl+V>.
Færa svæði
- þ.e. klippa
svæðið þaðan
sem það er
og láta það
birtast á öðrum
stað
 Blokka svæðið. Músa á Edit|Cut eða hneppa <Ctrl+X> Færa bendilinn þangað sem innihald svæðisins á að birtast (í sömu töflu, öðru skjali eða í öðru forriti) og músa á Edit|Paste eða hneppa <Ctrl+V>.
Prenta
 Músa á Prenthnappinn til að prenta allt skjalið

Músa á File | Print eða hneppa <Ctrl-P> til að opna print-boxið. Stilla Page range eða Selection og Copies og Print what og Print að vild - og prenta svo með <inn> eða músa á OK. Selection prentar svæðið sem þú hefur blokkað.

Breyta leturgerð
eða/og útliti
leturs		 Vera í reitnum og músa á Format | Cell

Leturgerðir eru t.d. Times Roman og Arial. Yfirleitt má velja milla margra leturrgerða

Til útlits leturs teljast feitletrun, undirstrikun, skáletrun, leturlitur, stafabil og fleira.

Breyta
útliti
talna		 Hvernig viltu láta tölurnar birtast? Meða einum aukastaf? Tveimur? Sem prósentur? Sem gjaldmiðil? Sem dagsetningu?

Veldu svæðið og músaðu á Format | Cell
Þar skaltu velja Number-eyrað og tiltaka það sem þú vilt.

Setja inn
óvanaleg tákn		 Þegar þú ert að skrifa texta eða formúlu og vilt fá tákn sem ekki er á hnappaborðinu skaltu kynna þér hvert er ASCII-númer táknsins. Í táknið nærðu svo með því að halda niðri vinstri Alt-hnappnum á meðan þú skrifar ASCII-númerið á talnaborðið sem er á hægri enda hnappaborðsins. Síðan sleppirðu Alt-hnappnum og þá birtist táknið.
Jafna
texta/tölur
í reit eða
svæði		 Vera í reitnum eða hafa blokkað svæðið. Músa á Format | Cell | Alignment
Línur, rammar
og litur á
reit eða svæði		 Vertu í reitnum eða blokkaðu svæðið. Allt þetta geturðu gert með því að músa á Format | Cell

Einnig eru þrír flýtihnappar með niðurflettihnappi á hnappastikunni sem heitir Format. Það eru:

  • Borders sem setur strik á ýmsa vegu. Einn kosturinn þar er ekkert strik sem þú notar til að fjarlægja öll strik af svæði.
  • Fill Color setur bakgrunnslit á svæðið.
  • Font Color setur lit á texta og tölur sem reiturinn birtir

Hér skaltu fikta í öllu til að prófa þig áfram. Þú getur hætt við breytingarnar með því að hneppa Ctrl+Z

Breyta
spássíu
síðugerð
pappírsgeymslu
síðusniði		 File | Page Setup opnar Page Setup-gluggann.

  • Page - spjaldið stillir pappírsstærð og hvort prenta skal langsum = Portrait eða þversum = Landscape á blaðið.
  • .Margins - spjaldið stillir spássíur og rými fyrir haus og fót. Þar seturðu inn blaðsíðutöl og fleiri nytsamar upplýsingar sem gott er að láta fylgja í útprentun.
  • Header/Footer - spjaldið gefur þér færi á að útbúa haus og fót
  • Sheet - spjaldið stillir hvernig skal prenta töfluna - til dæmis hvort hjálparlínurnar eiga að sjást.
Raða (1) Blokka það sem á að raða
(2) Data | Sort
Leita Músa á Edit | Find eða hneppa Ctrl+F
Skipta Músa á Edit | Replace eða hneppa Ctrl+H.
Stikur af/á View | Toolbars setur stikur af og á. Einnig má hægri-músa ofan við ritsvæðið á skjánum - þar sem stikurnar birtast.
AutoCorrect Geymir lista yfir orð og orðasambönd sem þú vilt fá fram með skammstöfun - eða vilt láta Excel birta í staðinn fyrir eitthvað annað sem þú skrifar - t.d. til að leiðrétta villur sem þér hættir til að gera. Ef þú vilt bæta í listann - t.d. nafninu þínu - ferðu svona að:
  • Í Replace-reitinn skrifarðu skammstöfunina
  • Í With-reitinn skrifarðu það sem á að birtast
Myndir Insert | Picture | ClipArt eða Insert | Picture | From File
Text Box Músaðu á Text Box á Drawing-stikunni. Færðu svo músarbendilinn þangað sem boxið á að birtast - haltu niðri músarhnappnum og dragðu hann yfir svæðið. Slepptu hnappnum þegar boxið er orðið hæfilegt. Þú getur breytt lögun þess þegar þú vilt.
Tilvísun
afstæð
 Afstæð tilvísun vísar til reits sem er í tiltekinni afstöðu frá þeim reit sem geymir formúluna. Til dæmis annar reitur til vinstri.

Þegar afstæð tilvísun í formúlu er afrituð í annan reit kallar formúlan þar líka á reit sem hefur sömu afstöðu til hins nýja reits. Er annar reitur til vinstri.

Tilvísun
föst
 Í nafnreitnum sérðu nafn reitsins. Ef hann heitir D25 geturðu fest hann í formúlu með því dollaramerkinu. $D festir D og $25 festir 25 og $D$25 festir hvoru tveggja.
Nafn Nafn geturðu gefið reit. Vertu í reitnum, músaðu á nafn-reitinn, skrifaðu nafnið og hnepptu inn-hnappnum.
Nafn er
föst tilvísun		 Ef þú notar nafn reitsins í formúlu breytist það ekki þótt þú afritir formúluna.

Heppilegt er að nota nöfn reita í formúlum svona:

  • skrifaðu formúluna uns kemur þar sem nafn reitsins á að koma
  • hnepptu F3 til að birta lista yfir þau nöfn sem eru í töflunni
  • veldu nafnið og hnepptu <inn>-hnappnum eða músaðu á OK.
Ný lína Ef þú vilt skjóta inn nýrri línu ferðu svona að. Segjum að nýja línan eigi að verða númer 12:
  • Músaðu einhvers staðar í 12. línu. Hún á að verða númer 13 þegar aðgerðinni er lokið.
  • Músaðu Insert | Row

Ef þú vilt skjóta inn fjórum línum á undan þeirri sem nú er númer 12 geturðu skaltu blokka reitina A12:A15 (2) og músa á Insert | Row

Nýr dálkur Sjá Ný lína. Prófaðu núna! Þú getur ávallt hætt við með því að hneppa Ctrl+Z
Textabox Útlit textaboxa í línuritum er stillt svona:

  • Hafðu boxið valið - þannig að jaðrar þess - þ.e. útlínurnar sjáist.
  • Færðu músarbendilinn á jaðarinn - en ekki á breytipunkt! Músarbendillinn breytist í krossör.
  • Þegar músarbendillinn er krossör skaltu hægri músa. Þá opnast listi. Veldu þar Format Text Box - og prófaðu hvaðeina til að æfa þig.
Línurit Línuritahnappurinn heitir Chart Wizard og er á Standard-hnappastikunni. Nafnið birtist þegar þú færi músarbendilinn yfir hnappinn. Mundu að fyrsta skrefið í línuritagerð er að blokka þær tölur og þá texta sem birtast eiga í línuritinu.
WordArt Hafðu Drawing-stikuna opna. Veldu þar WordArt-hnappinn.
Stílsíður Template er síðuform. Þú býrð til nýtt síðuform með því að (1) opna nýtt skjal, (2) breyta því eftir þínu höfði og (3) vista það sem Template. Síðan geturðu alltaf fengið eintak af þessu síðuformi með File | New.
Föll eins og
Sum
Average
Today
IF
osfrv		 Notaðu hjálpina í Excel.

Músaðu á Help | Veldu Index-eyrað < Skrifaðu nafn fallsins

Veldu þá tilvísun sem þér þykir líkleg og músaðu á Display - eða hneppyu <inn>-hnappnum.

Efst á þessa síðu * Forsíða